Вы — организатор управления. Начальник аппарата первого лица, секретариата, управления делами, департамента документооборота.

Вы хотите наилучшим образом организовать в компании совещания, документооборот, чтобы все было четко, по делу, вовремя.

Но топ-менеджеры далеко не всегда следуют этим правилам. Как же их к этому понудить — призвать — побудить?

Эта вечная головная боль любого администратора, отвечающего за порядок в управленческом механизме. Выстраиваешь идеальные регламенты, прописываешь процедуры, а ключевые фигуры — первые лица компании — их игнорируют: опаздывают на совещания, не готовят материалы, создают внесистемный документооборот. Ощущение, что бьешься головой о стену. Знакомая ситуация?

Парадокс в том, что эта проблема стара как мир. Обратимся к истории Российской империи XIX века, к периоду, который историки называют «русской промышленной революцией». Казалось бы, какое отношение императорский двор имеет к современному бизнесу? Самое прямое!

Вот ярчайший пример из воспоминаний барона Модеста Корфа, одноклассника Пушкина по Лицею, который описывал работу Комитета министров — высшего административного органа империи. Заседания часто проходили хаотично. Управление делами готовило к каждому вопросу обстоятельные справки, но далеко не все министры находили нужным с ними ознакомиться заранее. Часто «вбрасывались» в обсуждение слабо подготовленные вопросы.Не всегда соблюдалась плановая повестка.

Все знакомо, все как сейчас.

О чем нам это говорит? Что нельзя построить эффективную систему управления совещаниями и контроля поручений только силами организатора управления, если ее ключевые пользователи — топ-менеджеры — не вовлечены в нее и не видят в ней личной ценности.

Принуждение здесь работает плохо. Нужно не «заставлять», а «побуждать» — делать так, чтобы следование правилам было для лидеров не обузой, а очевидным способом сэкономить их самый ценный ресурс — время.

Здесь на помощь приходят технологии тайм-менеджмента Глеба Архангельского, которые идеально ложатся на решение именно этой «проблемы Корфа». Вот несколько конкретных советов, как «встроить» первых лиц в вашу систему.

Одна из центральных идей тайм-менеджерских книг Глеба Архангельского — «Стратегическая картонка»: физическая или цифровая панель, где визуализированы ключевые долгосрочные цели и проекты. Это инструмент для фокусировки на главном.

Организуйте для руководства такой обзор. Это может быть дашборд в BI-системе или просто слайд в еженедельной рассылке. Свяжите его с документооборотом: каждое решение, принятое на совещании, каждый важный документ должны иметь явную привязку к этой визуализации.

Простой прием, с которого можно начать — выводить протокол совещания на экран и формировать его в ходе совещания так, чтобы все участники видели записываемые решения.

Вспомните, как работал аппарат Комитета министров: секретари вели протоколы вручную, что было трудоемко и создавало риск ошибок. Сегодня эта задача решена технологически. Чтобы снять с себя и своих сотрудников рутину и гарантировать абсолютную точность фиксации решений, используйте специализированные сервисы, например, timelist.ru.

Таймлист — это сервис для автоматического стенографирования и протоколирования совещаний с помощью AI. Как это работает?

• Точная расшифровка: Сервис записывает аудио и преобразует речь каждого участника в текст с идентификацией говорящего.
• Автопротокол: AI автоматически структурирует обсуждение по пунктам повестки, фиксирует ключевые тезисы, решения и назначенные задачи
• Быстрая подготовка и рассылка протокола: По окончании встречи нужна минимальная человеческая «исходящая редактура» протокола, после чего он рассылается всем участникам. Это исключает задержки и разночтения.

Что это дает топ-менеджеру? Он получает готовый, четкий документ в течение получаса-часа после совещания, не тратя время на диктовку и правку. Это кардинально решает проблему «забытых» поручений и «подвешенных» решений.

Мы готовы предоставить вам возможность протестировать Таймлист на ваших реальных совещаниях. Для этого заполните форму заявки внизу страницы. Обратитесь к нам, чтобы увидеть, как технологии освобождают время руководителя для стратегии, а не для бюрократии.

В нашем клиповом мире плохо работают сложные многостраничные регламенты. Хорошо работают короткие сутевые договоренности, принятые топ-менеджерами в ходе стратегической сессии. Вот примеры таких договоренностей:

«Вбросы паркуются и выносятся на отдельное совещание». Т.е. «вброшенные» неподготовленные вопросы, проблемы, новости не могут сразу обсуждатся на текущем совещании — они фиксируются («паркуются») и выносятся уже подготовленными на следующее совещание или отдельную встречу.

«Если по вопросу не представлен проект решения, вопрос снимается с обсуждения». Т.е. нельзя выносить на совещание только «вопрос» или «проблему»; нужно сразу выносить «проект решения».  Посмотрите, как мудро поступали наши предки 200 лет назад — цитирую «Учреждение Государственного совета», высшего коллегиального органа при императоре:

«Государственный Секретарь наблюдает, чтобы при каждом деле приложено было:

• Краткая записка, существо его излагающая.
• Все сведения, к ней принадлежащие в приложениях.
• Решительное заключение Министра.
• Проект постановления, учреждения, указа, или общего предписания».

Таких сутевых договоренностей мы рекомендуем принимать не более 10, как ветхозаветных заповедей. Просто, кратко и понятно. «Не убий», «не перебивай», «не укради», «не вноси неподготовленный вопрос» и т.п.

Но как организовать процесс выработки топ-менеджерами таких договоренностей? Помните принцип, «нет пророка в своем отечестве». Вам как энтузиасту эффективного управления нужны авторитетные союзники извне.

Вот, например, как было организовано улучшение организации совещаний в одной из крупнейших дочерних компаний Газпрома. Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в тайм-менеджменте, так описывает этот процесс:

Открыл деловой сезон корпоративной стратегической сессией по повышению эффективности совещаний с помощью ИИ для крупнейшей в России строительной компании, Газстройпром.
Около 100 000 сотрудников, титанические инфраструктурные стройки Газпрома и не только Газпрома. Амбициозные цели по цифровизации управления уникальными строительными проектами.

В тесном сотрудничестве с аппаратом генерального директора мы реализовали новый подход к повышению эффективности совещаний высшего руководства. Каждая минута этих совещаний чрезвычайно дорога - и не только по сумме зарплат участников, но что гораздо важнее, по цене ошибки, по масштабу решений, которые принимаются.

• Проанализировали протоколы совещаний за полгода, как вручную, так и с помощью ИИ «Таймлист», выявили закономерности и резервы.
• Проинтервьюировали топ-менеджеров и ключевых руководителей аппарата, совместно сформулировали ключевые проблемы и возможности улучшения.
• Построили программу стратегической сессии на основе этих выявленных проблем, «хороших практик» из других компаний и нашей великой истории - удивительно как сходны проблемы и решения 200-летней давности, как актуально они звучат сегодня. В главного двигателя первой индустриализации, министра Егора Францевича Канкрина, я кажется всех участников влюбил.
• И самое главное, совместно, всей командой топ-менеджеров, с лидирующей ролью первого лица и методической помощью консультанта, выработали договоренности по новым подходам к проведению совещаний.

Процитирую некоторые отзывы из анкет — тех, где участники поставили отметку «разрешаю цитирование».

«Эффективная модерация, выработка решений по организации совещаний внутри компании».
Ткаченко Н.В., генеральный директор

«С яркими историческими примерами и параллелями - о наших проблемах».
Тарасова Н.С., руководитель аппарата генерального директора

«Полезно; синтез, => выводы, решения».
Томалова С.А., директор по персоналу

«Много полезных советов как беречь время и все успеть».
Сергеенков А.И., заместитель генерального директора

Заинтересованы в таком подходе для своей компании? Хотите получить передовые технологии корпоративного тайм-менеджмента? Заполните форму, мы свяжемся с вами и обсудим, как лучше применить «искусственный» и «естественный» интеллект для улучшения управления и совещаний в вашей компании. Резервов времени в этих процессах всегда немало — давайте найдем их вместе.

Используйте технологии тайм-менеджмента и современные ИИ-инструменты как Таймлист не как свод ограничений, усложняющих жизнь, а как сервис, повышающий личную и командную эффективность ваших лидеров. Покажите им, что четкий регламент и документооборот — это не бюрократия, а инструмент, который освобождает их время для действительно стратегических задач. Сделайте так, чтобы следовать правилам было проще и выгоднее, чем их нарушать. Только тогда ваша трудная и ответственная работа по «организации управления» будет приносить все новые плоды и успехи.