Вы руководитель компании, отдела, проектной команды. Вам нужно организовывать не только свое время, но и время своих подчиненных. Не только лично, но и всей командой укладываться в сроки, быстро реагировать на новые задачи и проблемы, эффективно распределять ресурсы времени сотрудников.

Это невозможно сделать без хорошо настроенной ИТ-платформы для корпоративного тайм-менеджмента, и без четких правил работы всех сотрудников на этой платформе.

У вас должны быть единообразно заполняемые календари для понимания, кто чем занят и удобного назначения встреч. Единая система постановки задач и отчетности по ним. Единые правила работы с мессенджерами - кто, кому, по каким вопросам и где должен писать. Упорядоченный "бизнес-ритм" регулярных совещаний и четкие перечни разбираемых на этих совещаниях вопросов. И т.д., и т.п.

В вашей компании должно быть не только внедрено удобное, богатое функционалом, хорошо настроенное ИТ-решение. Чтобы оно эффективно использовалось, необходим обязательный для всех сотрудников свод "правил хорошего тона" в части тайм-менеджмента, облегчающих всем жизнь и ускоряющих работу. Этот свод мы называем "корпоративным стандартом тайм-менеджмента". И именно этот стандарт диктует требования к выбору ИТ-платформы.

Лет 10 назад платформа для корпоративного тайм-менеджмента была практически безальтернативна - Microsoft Outlook на базе Microsoft Exchange, часто в связке с SharePoint как корпоративным порталом.

Однако монополию Outlook постепенно подрывали альтернативные решения, такие как Trello, Asana и Jira для управления задачами, Google-календарь для управления календарями и т.п.

Параллельно с ними активно развивались и российские платформы, такие как Битрикс24, Пайрус, Яндекс-трекер, Первая форма, План-фикс и др. В чем-то они отставали по функциональности от западных аналогов, в чем-то опережали. Эти решения постепенно завоевывали свою долю рынка за счет лучшего понимания потребностей именно российского бизнеса, русской техподдержки, обширной партнерско-внедренческой сети.

В какой-то момент в тайм-менеджерском ИТ-ландшафте произошел взрыв Йеллоустоунского вулкана, тектонический разлом - наступила эпоха импортозамещения программного обеспечения.

Некоторые западные сервисы просто отключили российских клиентов, причем в крайне некорректной форме, с гибелью всех данных и сожжением всех предоплаченных подписок. Некоторые дали переходный период. Другими стало неудобно пользоваться из-за проблем с платежами. И если сегодня для оплаты годовой подписки Outlook.com вам нужно "всего лишь" лететь за киргизской или узбекской карточкой, то никто не гарантирует, что завтра Майкрософт не отключит этот сервис для русских клиентов с гибелью всех ваших данных.

Поэтому даже если вы не госкорпорация, не оборонное предприятие, не администрация губернатора, - настоятельно рекомендую переходить на отечественные решения. Тем более по функциональности они уже не уступают, а часто и превосходят западные аналоги, не говоря уже о цене.

На семинаре "Тайм-менеджмент руководителя", который мы проводим и в корпоративном формате, и в открытом - для топ-менеджеров из разных компаний, - самые жаркие дискуссии возникают вокруг плюсов и минусов разных ИТ-решений. "Мы устали допиливать Битрикс - Вы просто не умеете его готовить! - Попробуйте Лидертаск, он очень удобен - Мы никак не можем найти замену любимому Трелло ..." - и это может продолжаться без конца.

К моему большому сожалению, в 90% случаев владельцы бизнеса и топ-менеджеры пытаются выбирать ИТ-решение на основе примитивной, несистемной и крайне вредной "вкусовщины". Уровня "нравится - не нравится", "умеет - не умеет" и т.д. Результаты такого выбора всегда плачевны. Через год, два, три неудачно выбранную и криво внедренную систему в лучшем случае приходится мучительно допиливать и дополнять всяческими заплатками, в худшем - полностью заменять, с огромным стрессом для компании.

Запомните важнейшее правило:

Вы сначала должны определить основные требования корпоративного стандарта тайм-менеджмента, и уже на их основе формулировать требования к ИТ-платформе.

В корпоративный стандарт тайм-менеджмента обычно входят пять блоков: 1. Контроль поручений, 2. Секретариат, 3. Планирование рабочих графиков, 4. Совещания, 5. Коммуникации (e-mail, мессенджеры и т.п.).
Например, вы прорабатываете раздел стандарта "Совещания: подготовка, проведение, отслеживание решений". Рабочая группа проекта задает себе ряд вопросов:

"Есть ли в нашей компании совещания, требующие юридически значимых голосований с использованием электронной подписи (совет директоров, правление, комитеты)?" Если да, вы сразу видите очень серьезное требование к ИТ-платформе, которое вычеркивает значительную долю популярных решений.
"Нужна ли нам возможность вносить в повестку совещаний вопросы, прикрепляя к ним документы, и организуя предварительную дискуссию по этим документам?" Если да, вам нужно внимательно посмотреть, как в интересующих вас ИТ-платформах организовано обсуждение документов и задач, и насколько удобно можно будет реализовать работу с повесткой совещаний.
"Хотим ли мы отслеживать исполнение принятых на совещании решений?" Если да - раздел "Совещания" нужно сразу увязывать с разделом "Контроль поручений" и прорабатывать соответствующие возможности ИТ-платформы.
"Нужна ли нам работа с материалами совещаний с мобильных устройств?" Если да - есть ли удобное мобильное приложение у ИТ-платформы, или только веб-версия? Позволяет ли это мобильное приложение работать с конфиденциальными документами?
"Для онлайн-совещаний устроит ли нас совершенно отдельный сервис, напр. Вебинар.ру или Яндекс-Телемост, или нам важно, чтобы записи онлайн-совещаний фиксировались вместе с протоколами и решениями?" Тогда ИТ-платформа должна содержать в себе механизмы работы с видеоконференциями.

Вы видите, что даже один из разделов корпоративного стандарта тайм-менеджмента, проработанный всего на 3-4 вопроса вглубь, резко меняет ваш взгляд на ИТ-решение. Вместо сиюминутной "вкусовщины" вы начинаете выдвигать к ИТ-платформе серьезные и хорошо проработанные бизнес-требования, которые долгие годы будут экономить вам тысячи человеко-часов.

Разумеется, кроме тайм-менеджерских требований, вы анализируете окружающий управленческий ландшафт. Должна ли ваша платформа содержать в себе функции CRM, или взаимодействовать с уже имеющейся CRM-системой? Будете ли вы использовать профессиональное решение для управления проектами, например Спайдер-проджект, или достаточно будет управления проектами в таск-трекере основной ИТ-платформы? Предпочтительно ли облачное решение, или разворачиваемое на ваших корпоративных серверах?

Важных вопросов много, и к сожалению, их трудно даже вовремя задать, не то что ответить на них, не имея опыта десятков и сотен внедрений в различных компаниях, не собрав большую коллекцию "набитых шишек".

• Тайм-менеджмент – важнейшая технология для любого деятельного человека. Ведь наше ВРЕМЯ – это наша жизнь. В отличие от денег, его нельзя вернуть.
• Вы - топ-менеджер в корпорации или владелец бизнеса, значит личным тайм-менеджментом вы владеете хорошо. Но что с вашей командой? Укладывается ли она в сроки? Исполняет ли точно и вовремя все ваши поручения? Эффективна ли на совещаниях?
• Корпоративный тайм-менеджмент - это способ сделать вашу команду, компанию, подразделение более быстрыми, точными, собранными - что критично важно для скорости реакции в наши непростые времена.

И еще - на каких ИТ-платформах строится тайм-менеджмент вашей команды? Если это привычные Outlook, Google-календари, Trello и другие западные решения - стоит задуматься о переходе на отечественные аналоги. Какие? также разберем на семинаре.

Мы очень трепетно относимся к отбору аудитории — это корпоративные топ-менеджеры и владельцы среднего бизнеса. При нетворкинге в кофе-паузах вам будет интересно и полезно общаться с каждым.

Семинар проходит в Президент-отеле (Большая Якиманка 24). Ставшая роскошью для центра Москвы парковка будет бесплатно доступна участникам вип-тарифа. Всем участникам откроются дивные панорамные виды на Москву с 14 этажа. Набирайтесь знаний и вдохновения в уникальном месте, видевшем Фиделя Кастро и Юрия Андропова, Си Цзинь Пина и Ангелу Меркель. Владимир Владимирович Путин также регулярно здесь бывает.