Вы - координатор деловых мероприятий, занимаетесь организацией и проведением деловых мероприятий в вашей компании. Готовите бизнес-мероприятие для ваших сотрудников, деловых партнеров, клиентов, участников вашей региональной сети и т.п. Это крайне важный и ответственный формат, ошибки в подготовке которого могут очень дорого обойтись.

Как найти спикера, который заинтересует вашу аудиторию и сделает проведение бизнес-форума ярким и запоминающимся? Как пригласить бизнес-спикера, чтобы он смог найти время в своем плотном графике, и при этом размер его гонорара был приемлем для бюджета вашей бизнес-конференции?

В этой статье рассмотрим, как найти спикера на мероприятие, правильно заключить с ним договор на выступление спикера, включая райдер спикера. В конце статьи вы можете скачать договор на выступление спикера и скачать райдер спикера, которые помогут вам качественно провести организацию вашей бизнес-конференции.

Более 20-ти лет я выступаю для самых разных аудиторий - от многотысячных предпринимательских форумов до закрытых семинаров для топ-менеджмента крупнейших корпораций. Мне хорошо знакомы ошибки, которые часто допускают при организации бизнес-мероприятий.

У вас есть три варианта пригласить бизнес-спикера: напрямую, через спикерское бюро и через бизнес-ивент агентство.

Третий способ самый дорогой - вы поручаете организацию и проведение вашего делового мероприятия ивент-агентству целиком. Ивент-агентство подберет зал для бизнес-мероприятия, найдет спикера, заключит с ним договор, вы получите все «под ключ». Но в этом случае само проведение бизнес-тренинга может обойтись вам вдвое, а то и втрое дороже, чем при работе со спикером напрямую.

Второй способ - работать со спикерским бюро, то есть агентством, специализирующемся на поиске бизнес-спикеров. Здесь наценка будет разумнее, порядка 20-30%. Спикерское бюро возьмет на себя предварительные переговоры и заключение договора со спикером, обсуждение нюансов выступления и райдера спикера.

Лучший способ пригласить спикера выступить - напрямую через его сайт или соцсети. У всех известных спикеров есть сайты с контактами.

ВАЖНО: пишите ваш запрос спикеру по контактам на его официальном сайте. В соцсети можно продублировать, но не пишите запрос только в соцсети. У публичных спикеров тысячи подписчиков и сотни сообщений во «входящих» соцсетей - ваш запрос на выступление спикера может затеряться.

В вашем запросе сразу укажите контакты, по которым с вами можно связаться. Обычно у спикера есть менеджер, занимающийся предварительными техническими переговорами. Если у вас есть жестко определенный бюджет на спикера, укажите его сразу в вашем сообщении. Чем известнее бизнес-спикер, тем точнее у него определен гонорар и тем менее его менеджеры смогут торговаться. Поэтому вы сэкономите много времени и себе, и спикеру, сразу озвучив приемлемый для вас бюджет.

Главный пункт договора - цена. Обычно у каждого спикера есть своя устоявшаяся цена тренинг-дня и устоявшаяся система скидок за удобство (например, проведение бизнес-конференции в Москве) и наценок за неудобство (например, организация бизнес-мероприятия в Чите). Чем сложнее логистика, тем выше наценка, поскольку спикер тратит дополнительное время.

Имейте в виду, что организация бизнес-мероприятия в Сочи, Турции или Тайланде - повод для наценки, а не скидки со стороны бизнес-тренера. Возможность вечером после семинара искупаться в море не окупает расходы времени на перелеты.

На онлайн-выступления, как правило, можно получить более выгодную цену, так как они очень удобны спикеру в плане логистики.
Самые чувствительные пункты в договоре для обеих сторон - возвраты предоплат и штрафы в случае отмены мероприятия. Иногда бизнес-мероприятие отменяет заказчик, иногда может заболеть тренер. Взаиморасчеты при таких отменах нужно прописать, во избежание конфликтов.

Оговорите также использование фотографий и текстов бизнес-спикера в ваших материалах. Особенно это важно при наличии партнеров, спонсоров бизнес-мероприятия, у которых могут быть свои требования по оформлению материалов, использованию логотипов и т.п.

Обязательно проверьте зал для бизнес конференции вместе со спикером до начала бизнес-мероприятия. Каждая бизнес-площадка для мероприятий имеет свои особенности. Например, конференц-зал для мероприятий может иметь плохую акустику, требующую дополнительного оборудования.

Как представить спикера перед выступлением? Это важный момент, который нужно проговорить со спикером заранее. Так чтобы вы вместе подобрали именно те регалии, ссылки на корпоративный опыт, которые будут максимально убедительны именно для аудитории вашего бизнес-мероприятия.

Даже если вы очень четко отработали райдер спикера, у вас в зале есть все необходимые проекторы, флипчарты, микрофоны, фломастеры - что-нибудь обязательно пойдет не так. Вы должны быть к этому готовы, кто-то из организаторов всегда должен быть на площадке для выступления спикера, чтобы прийти на помощь и решить возникшие технические вопросы.

В конце мероприятия уместно высказать благодарность спикеру за выступление. Востребованные бизнес-спикеры обладают большим «нетворкингом» в корпоративной среде, полезно поддерживать с ними хороший человеческий контакт.

В заключение - еще один важный принцип. Выбирая спикера, постарайтесь побывать на одном из его «живых» выступлений - открытом семинаре, деловом завтраке, встрече с читателями в книжном магазине и т.п. Никакие ролики на ютюбе не дадут полного представления о манере и стиле бизнес-спикера, о том, насколько это правильный выбор именно для вашей аудитории и вашего бизнес-мероприятия.