Контроль исполнения поручений руководителя - пожалуй самый важный раздел корпоративного тайм-менеджмента. Отсутствие такого контроля - одна из самых больных проблем.

«Теряют поручения», «просрочивают поручения», «неправильно расставляют приоритеты», «берутся в первую очередь не за самые важные поручения» - вот только некоторые жалобы руководителей, задумавшихся о настройке контроля своих поручений.

Организация контроля поручений - задача личного помощника, если у вас такой есть. Если нет - вы можете настроить контроль исполнения поручений сами.

Три вопроса, которые нужно проработать при внедрении контроля поручений:

1. На какой ИТ-платформе вести поручения? Если у вас уже идет проект интеграции Битрикс24 или другого популярного ИТ-продукта, не нужно ничего изобретать - настраивайте поручения на Битрикс24. Если вы еще не выбрали софт для контроля поручений, обратите внимание на несколько популярных российских вариантов: Яндекс-трекер, Битрикс24, Pyrus. Никто не отменял и классический Outlook, но в условиях санкций он может оказаться не так удобен, как раньше.

2. Кто отвечает за организацию контроля поручений? Личный помощник руководителя, начальник секретариата, глава проектного офиса, менеджер по развитию бизнес-процессов?… Контроль исполнения поручений - довольно трудоемкий процесс, у него должен быть один ответственный.

3. Как устроена мотивация правильного и своевременного исполнения поручений? Есть ли штрафы или иные формы наказания за просрочку или неисполнение поручений? Влияет ли индекс исполнения поручений на квартальную премию? Введена ли система контроля поручений в корпоративные правила трудового распорядка? Имеют ли данные из системы контроля поручений юридическую силу при трудовых спорах с сотрудником?

Как настроить в вашей организации систему контроля поручений и не ошибиться? Во-первых, скачайте простой чек-лист для самопроверки руководителя «КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЙ». С помощью чек-листа вы можете оценить свой собственный уровень корпоративного тайм-менеджмента, либо донести важность организации контроля поручений до кого-то из руководителей вашей компании. Форму для скачивания чек-листа вы найдете в конце статьи.

Главный резерв в тайм-менеджменте большинства руководителей – жесткий контроль задач и поручений. Идея, что расписание недели должно быть в одном месте, известна нам еще со школьных времен. Идея, что в одном месте нужно четко фиксировать все делегированные задачи, гораздо менее очевидна.

Как контролировать оперативные, повседневные задачи и поручения, которых у любого владельца бизнеса и руководителя на контроле находится от нескольких десятков до нескольких сотен? Нужно НАСТРОИТЬ ЛИЧНУЮ СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ.

В качестве хранилища можно использовать Outlook, Битрикс и т.п. Возможность видеть поручения в той же программе, где управляются электронная почта, календари и контакты. Если у вас уже есть такая программа, мы поможем настроить на ней контроль максимально эффективно. Если вы еще в сомнениях, поможем выбрать оптимальную программу.

Одним кликом мышки вы можете получать выборку задач: по подчиненному, с которым общаетесь; по проекту, которому посвящена проводимая в данный момент планерка; по филиалу, с сотрудником которого ведется телефонный разговор и т.д.

О задаче необходимо напоминать подчиненным заранее и неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок. Постепенно система контроля повысит исполнительскую дисциплину и снизит необходимость таких напоминаний. Руководителю также полезно в каждый момент выполнения задачи понимать ее текущий статус, возможные проблемы и т.п. Если у вас есть секретарь, мы обучим его правильно взаимодействовать с вами по подхватыванию поручений и их контролю.

Эффективное подключение помощника. Если у вас есть секретарь / помощник, его нужно обязательно подключить к техническим моментам контроля поручений, чтобы снять с вас рутину в этом вопросе. Если личного помощника нет, целесообразно делегировать эту функцию одному из подчиненных. Мы подскажем, как это правильнее сделать.