Скачайте бесплатно PDF/WORD пакет материалов по методу Глеба Архангельского:
1. Чек-лист "Контроль поручений руководителя" 2. Образец протокола совещания руководителя 3. Чек-лист для подготовки совещания
+2 недели полного доступа к ИИ-платформе для автопротоколирования совещаний Таймлист
«Теряют поручения», «просрочивают поручения», «неправильно расставляют приоритеты», «берутся в первую очередь не за самые важные поручения» - вот только некоторые жалобы руководителей, задумавшихся о настройке контроля своих поручений.
5 проблем, которые нужно проработать при внедрении контроля поручений:
1 . Совещания — главный источник поручений. Как правильно фиксировать устные и размытые поручения, которые "испаряются" через несколько дней?Даже если секретарь ведет записи, на восстановление и структурирование списка задач уходят часы, а многие нюансы теряются. К концу встречи каждый участник помнит обсуждение по-своему.
2. На какой ИТ-платформе вести поручения? Если у вас уже идет проект интеграции Битрикс24 или другого популярного ИТ-продукта, не нужно ничего изобретать - настраивайте поручения на Битрикс24. Если вы еще не выбрали софт для контроля поручений, обратите внимание на несколько популярных российских вариантов: Яндекс-трекер, Битрикс24, Pyrus. Никто не отменял и классический Outlook, но в условиях санкций он может оказаться не так удобен, как раньше.
3.Кто отвечает за организацию контроля поручений? Личный помощник руководителя, начальник секретариата, глава проектного офиса, менеджер по развитию бизнес-процессов?… Контроль исполнения поручений - довольно трудоемкий процесс, у него должен быть один ответственный.
4.Как устроена мотивация правильного и своевременного исполнения поручений? Есть ли штрафы или иные формы наказания за просрочку или неисполнение поручений? Влияет ли индекс исполнения поручений на квартальную премию? Введена ли система контроля поручений в корпоративные правила трудового распорядка? Имеют ли данные из системы контроля поручений юридическую силу при трудовых спорах с сотрудником
5.Отрыв управления от операционки. Поручения не выполняются в срок из-за загрузки процессами или несоответствия масштаба задачам и ресурсам. В результате ценные стратегические инициативы выполняются формально, создавая у команды напряжение и ощущение непонимания руководством реальных рабочих процессов.
Главный резерв в тайм-менеджменте руководителей – жесткий контроль задач и поручений. Идея, что расписание недели должно быть в одном месте, известна нам еще со школьных времен. Идея, что в одном месте нужно четко фиксировать все делегированные задачи, гораздо менее очевидна.
Как контролировать оперативные, повседневные задачи и поручения, которых у любого владельца бизнеса и руководителя на контроле находится от нескольких десятков до нескольких сотен? Нужно настроить систему контроля поручений.
4 принципа настройки контроля поручений:
1. Материализация всех ваших поручений в едином хранилище В качестве хранилища можно использовать Outlook, Битрикс и т.п. Возможность видеть поручения в той же программе, где управляются электронная почта, календари и контакты. Если у вас уже есть такая программа, мы поможем настроить на ней контроль максимально эффективно. Если вы еще в сомнениях, поможем выбрать оптимальную программу
2. «Тематические выборки» в различных управленческих ситуациях Одним кликом мышки вы можете получать выборку задач: по подчиненному, с которым общаетесь; по проекту, которому посвящена проводимая в данный момент планерка; по филиалу, с сотрудником которого ведется телефонный разговор и т.д.
3. Регулярный предупредительный контроль О задаче необходимо напоминать подчиненным заранее и неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок. Постепенно система контроля повысит исполнительскую дисциплину и снизит необходимость таких напоминаний. Руководителю также полезно в каждый момент выполнения задачи понимать ее текущий статус, возможные проблемы и т.п. Если у вас есть секретарь, мы обучим его правильно взаимодействовать с вами по подхватыванию поручений и их контролю.
4. Эффективное подключение помощника. Если у вас есть секретарь / помощник, его нужно обязательно подключить к техническим моментам контроля поручений, чтобы снять с вас рутину в этом вопросе. Если личного помощника нет, целесообразно делегировать эту функцию одному из подчиненных. Мы подскажем, как это правильнее сделать.
Запишитесь на диагностическую встречу по настройке вашей системы контроля поручений
И получите в подарок полный 2-х недельный доступ к ИИ-системе протоколирования и контроля совещаний Таймлист
Диагностика проводится по авторскому методу Глеба Архангельского
Это не консультация по шаблону, а 90-минутный воркшоп, на котором мы создим индивидуальный регламент для вашей компании по авторским материалам Глеба Архангельского, которые вы можете скачать бесплатно ниже
Проанализируем ваши последние ключевые поручения и найдем типичные ошибки в их постановке: размытые формулировки, отсутствие сроков, неназначенный ответственный, неверное планирование ресурсов и пр.
Определим, почему теряются и не исполняются ваши поручения, разобьём процесс на этапы (фиксация, формулировка, принятие, исполнение, отчёт и др.), выявим самое слабое звено цепи и причину возникновения
Спроектируем регламент контроля для вашей компании: кто и как фиксирует, куда заносит, как происходит напоминание и отчетность.
Проконсультируем по эффективному внедрению регламента контроля поручений. Выбор цифровой платформы, которая не вызовет сопротивления команды. Подскажем, как мягко внедрить мотивацию, чтобы исполнение стало частью культуры, а не источником штрафов.
получите в подарок полный доступ на 14 дней к ии-платформе по управлению совещаниями ТАЙМЛИСТ
Комплексно решает проблемы с фиксацией итогов совещаний
Это платформа на основе искусственного интеллекта, которая автоматизирует запись, расшифровку и анализ деловых встреч.
Сам формирует протокол совещания по стенограмме
Анализирует текст, выделяя ключевые решения, задачи и ответственных. В течении нескольких минут вы получаете краткий и структурированный итоговый документ
В 2 клика интегрируется с системами онлайн-встреч
Приглашаете бота «Таймлиста» на встречу в Zoom, Яндекс.Телемост и другие российские ВКС. После её окончания в течение нескольких минут на вашей почте оказывается готовый протокол
Имеет закрытый контур для безопасности данных
Может разворачиваться на собственных серверах компании. Это подходит крупным корпорациям и госсектору, где критически важна безопасность данных.
ПОЛУчитекомплексное решение, которое соединяет методику учёта задач Глеба Архангельского и автоматизацию совещаний
Сократится длительность совещаний в 1.5-2 раза за счет четкой структуры. Встречи станут предсказуемым рабочим инструментом, а не лотереей, результат которой зависит от настроения участников
Увеличится исполняемость решений благодаря ясным формулировкам и назначенным ответственным.
Снизится стоимость ошибок. Решения, которые раньше разрабатывались целым отделом, а потом «откладывались в стол», теперь будут фиксироваться и исполняться.
Вернется реальный контроль по каждому поручению без лишних напоминаний и «разборок».
Стоимость 90 минут воркшопа + 2-х недельный доступ к ИИ-платформе Таймлист в подарок 10 000 5 000 рублей для подписчиков телеграм-канала Глеба Архангельского
Скачайте бесплатно пакет материалов для контроля задач и совещаний по методу глеба Архангельского
1. Чек-лист для самооценки "Контроль поручений руководителя" 2. Образец протокола совещания руководителя 3. Чек-лист для подготовки совещания
+ Диагностическая встреча с разбором системы контроля поручений + Полный доступ к ИИ-платформе для совещаний Таймлист