Хочу поделиться с вами элементами моей собственной системы самоорганизации. Это не общие рекомендации по тайм-менеджменту и не "вообще" система тайм-менеджмента по методу Глеба Архангельского. Это опыт личной работы по состоянию на сейчас. Так как он со временем меняется, я стараюсь раз в несколько лет в той или иной публикации или выступлении его отобразить.
Поговорим об управлении задачами в широком смысле слова. Это не только поручения, которые я могу ставить подчиненным, но это и различные договоренности на встречах с клиентами, с деловыми партнерами. Такие задачи управляются с помощью протоколов встреч.
Например, есть различные маркетингово-партнерские отношения – провели совместные вебинары с МТС Линк, с издательством Альпина Паблишерз и т.п. Такие партнерские маркетинговые взаимообмены регулярно происходят с различными компаниями.
Поэтому в какой-то момент появилась желтая заметка, которая называется «Партнеры маркетинг», и в ней накапливаются резюмирующие письма после встреч.
Я очень большой любитель резюмирующих писем и всем это советую: повстречался, пообщался, договорился – напиши письмо. Пример такого резюмирующего письма на скриншоте.

Готовясь к следующей встрече или общаясь с этим партнером, я поднимаю это письмо и вижу, о чем шла речь, и какие были договоренности. Этот механизм крайне рекомендую – резюмирующее письмо после любой значимой встречи.
Любая встреча, любая договоренность, любой телефонный звонок – пишите резюмирующее письмо. Если раньше это были e-mail, то сейчас чаще используются мессенджеры – WhatsApp, Телеграм – там можно такие письма пересылать.

Все, что я показал до этого – это ручные протоколы. Я их очень люблю и активно делаю. В онлайн-встречах я могу это делать параллельно при помощи десятипальцевой печати. На офлайн-встречах я обычно использую бумажный блокнот.
Когда мы выпустили на рынок Таймлист, естественно, мне самому хотелось его попробовать. Я начал пользоваться этим решением чуть раньше, чем все остальное человечество.
Как работает Таймлист? Все просто: загружаешь в простой веб-интерфейс аудиозапись встречи, программа автоматически делает расшифровку, т.е. стенограмму.
В интерфейсе Таймлиста есть разделы «расшифровка» и «автопротокол». Почему мы называем его "авто"-протокол? Потому что это не конечный протокол. На то, что выдал искусственный интеллект, надо взглянуть человеческим взглядом, кое-что подкорректировать и только потом использовать.

Для людей, которые протоколы сами никогда не вели, которые не владеют слепой десятипальцевой печатью, у которых нет личного помощника, и для которых вообще новость, что совещание надо протоколировать, для них это огромное облегчение.

Автопротокол делится на две части:
1. ход обсуждения
2. договоренности (о чем договорились, какие задачи, поручения поставили).

Эту историю я использую довольно активно, не только для подготовки протоколов рабочих встреч, но и для обработки других видов информации:

Во время партнерских и клиентских встреч, разумеется, спрашиваю разрешение на запись. Если встречи в зуме, то автоматический голос предупреждает, что встреча записывается.
Когда готовлюсь к выступлениям, очень удобно просто надиктовать на диктофон, расшифровать, потом внимательно посмотреть стенограмму, что-то лишнее, повторы убрать, неочевидные мысли конкретизировать или выразить более кратко. Я всегда так готовлюсь к ответственным выступлениям.

Таймлист - это удобный сервис для автоматического протоколирования совещаний с помощью искусственного интеллекта. Загружаете в Таймлист аудио- или видеозапись совещания - получаете стенограмму, т.е. полный текст совещания с разбивкой по участникам, и автопротокол, кратко подытоживающий ход и итоги обсуждения.

С помощью сервиса Таймлист вы можете усиливать культуру ответственности в компании. Слова, сказанные на совещании, автоматически попадают в стенограмму и протокол. У них гораздо больше шансов стать делами, а не остаться пустым сотрясением воздуха, как часто бывает.

Роскошь, ранее доступная только президентам, министрам, губернаторам, топ-менеджерам корпораций - четкий протокол с задачами и ответственными после совещания - теперь может быть повседневным удобством в вашей компании.

Стенографировать полезно не только совещания. Ваши бизнес-аналитики проводят интервью с внутренними заказчиками? Ваши менеджеры по продажам продают на зумах с клиентами? Ваши менеджеры по персоналу собеседуют большое количество соискателей? Все это ситуации, в которых автоматическое стенографирование и автопротоколирование могут быть крайне полезны.

ВАЖНО: Таймлист - одно из немногих решений, которое может быть развернуто в закрытом информационном контуре вашей компании. Т.е. вы не отдаете аудиозаписи ваших совещаний кому-то вовне. Различных расшифровщиков в интернете сейчас много, но все они облачные. Если вы представитель серьезной компании, мы настоятельно не рекомендуем отдавать записи своих совещаний в чужие облака.

Заполните форму заявки, и мы проведем для вас онлайн демо-встречу, на которой расскажем о продукте Таймлист. Покажем как работет, расскажем как лучше организовать пилотирование в вашей компании.

«Таймлист» входит в реестр отечественного ПО, отлично интегрируется с популярными корпоративными системами документооборота. Таймлист уже внедрен в ряде российских госкорпораций и госорганов. На встрече с удовольствием расскажем об этом опыте.

ХОТИТЕ ЭФФЕКТИВНЕЕ ОРГАНИЗОВЫВАТЬ СОВЕЩАНИЯ? ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТАЙМЛИСТ - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ СТЕНОГРАФИРОВАНИЯ И ПРОТОКОЛИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЙ С ПОМОЩЬЮ ИСКУССТВЕННОГО ИНТЕЛЛЕКТА