УЧЕТ ЗАДАЧ: командный тайм-менеджмент с коллегами

В современном мире, где информация течет рекой, а количество задач растет с каждым днем, крайне важно организовать процесс постановки и учета задач так, чтобы каждая минута была использована максимально продуктивно.

Для этого компании внедряют системы учета задач, позволяющие контролировать выполнение проектов, следить за прогрессом сотрудников и оптимизировать рабочие процессы. Рассмотрим несколько полезных советов по организации учёта задач и их выполнению. Учет поставленных задач рассмотрим в контексте командного тайм-менеджмента - когда мы организуем не только свои личные задачи, но и обмениваемся ими.

Очень важен четкий контроль над тем, какие задачи уже выполнены, а какие еще требуют внимания. Система учета выполнения задач должна позволять вам видеть полную картину того, кто и когда завершил ту или иную задачу. Это помогает избежать дублирования усилий и дает возможность оперативно реагировать на изменения в проекте.

В какой программе вести учет задач? Различных таск-менеджеров сотни. Но если вы настроены на эффективный командный тайм-менеджмент, то круг резко сужается. Выбирайте таск-менеджеры, позволяющие обмениваться задачами в команде, отчитываться об исполнении задач, группировать задачи по исполнителям. Среди российских таск-менеджеров для этого лучше всего подходят Яндекс-трекер, Битрикс, Пайрус.

Учет задач в команде будет эффективен, если вы договоритесь о правилах совместной работы с задачами. Например,

«Задача ставится всегда конкретно - ожидаемый результат, срок, исполнитель»
«Если не успеваешь уложиться в срок - предупреди об этом автора задачи сразу как понял, что не успеваешь»
«При учете задач в системе (Битрикс / Яндекс / Пайрус…) в теме задачи используйте ключевые слова - название проекта, клиента и т.п., в именительном падеже. Это позволит легко найти нужную задачу».

Чем больше команда, чем интенсивнее обмен задачами, тем больше таких правил нужно вырабатывать, чтобы экономить время друг друга, не дергать друг друга по мелочам.

Такие правила полезно свести в «Корпоративный стандарт учета, контроля и исполнения задач».

Эффективность работы напрямую зависит от того, сколько времени уходит на решение каждой конкретной задачи. Учет времени выполнения задач позволяет выявить слабые места в процессе работы и понять, где нужно внести коррективы. Например, если вы видите, что определенная задача регулярно занимает больше времени, чем планировалось, возможно стоит пересмотреть подход к ее решению.

Попробуйте в течение некоторого времени провести учет времени выполнения задач. Выполнив задачу, записывайте, сколько часов ушло на ее выполнение. Постепенно у вас будет копиться точное знание, какой тип задачи сколько времени занимает. Вы сможете лучше планировать свои ресурсы и избегать перегрузок.

Эффективный учет исполнения задач – это ключ к успешному управлению проектами и повышению производительности труда. Начните с простого - соберитесь с вашими коллегами и обсудите, какие простые правила командного тайм-менеджмента вы могли бы обговорить, чтобы облегчить и ускорить работу друг друга?

• Тайм-менеджмент – важнейшая технология для любого деятельного человека. Ведь наше ВРЕМЯ – это наша жизнь. В отличие от денег, его нельзя вернуть.
• Вы - топ-менеджер в корпорации или владелец бизнеса, значит личным тайм-менеджментом вы владеете хорошо. Но что с вашей командой? Укладывается ли она в сроки? Исполняет ли точно и вовремя все ваши поручения? Эффективна ли на совещаниях?
• Корпоративный тайм-менеджмент - это способ сделать вашу команду, компанию, подразделение более быстрыми, точными, собранными - что критично важно для скорости реакции в наши непростые времена.

И еще - на каких ИТ-платформах строится тайм-менеджмент вашей команды? Если это привычные Outlook, Google-календари, Trello и другие западные решения - стоит задуматься о переходе на отечественные аналоги. Какие? также разберем на семинаре.