УЧЕТ ЗАДАЧ: командный тайм‑менеджмент с коллегами

В современном мире, где информация течет рекой, а количество задач растет с каждым днем, крайне важно организовать процесс постановки и учета задач так, чтобы каждая минута была использована максимально продуктивно.

Для этого компании внедряют системы учета задач, позволяющие контролировать выполнение проектов, следить за прогрессом сотрудников и оптимизировать рабочие процессы. Рассмотрим несколько полезных советов по организации учёта задач и их выполнению. Учет поставленных задач рассмотрим в контексте командного тайм-менеджмента - когда мы организуем не только свои личные задачи, но и обмениваемся ими.

1. Учет выполнения задач

Очень важен четкий контроль над тем, какие задачи уже выполнены, а какие еще требуют внимания. Система учета выполнения задач должна позволять вам видеть полную картину того, кто и когда завершил ту или иную задачу. Это помогает избежать дублирования усилий и дает возможность оперативно реагировать на изменения в проекте.

В какой программе вести учет задач? Различных таск-менеджеров сотни. Но если вы настроены на эффективный командный тайм-менеджмент, то круг резко сужается. Выбирайте таск-менеджеры, позволяющие обмениваться задачами в команде, отчитываться об исполнении задач, группировать задачи по исполнителям. Среди российских таск-менеджеров для этого лучше всего подходят Яндекс-трекер, Битрикс, Пайрус.

2. Командные договоренности о работе с задачами

Учет задач в команде будет эффективен, если вы договоритесь о правилах совместной работы с задачами. Например,

«Задача ставится всегда конкретно - ожидаемый результат, срок, исполнитель»
«Если не успеваешь уложиться в срок - предупреди об этом автора задачи сразу как понял, что не успеваешь»
«При учете задач в системе (Битрикс / Яндекс / Пайрус…) в теме задачи используйте ключевые слова - название проекта, клиента и т.п., в именительном падеже. Это позволит легко найти нужную задачу».

Чем больше команда, чем интенсивнее обмен задачами, тем больше таких правил нужно вырабатывать, чтобы экономить время друг друга, не дергать друг друга по мелочам.

Такие правила полезно свести в «Корпоративный стандарт учета, контроля и исполнения задач».

3. Учёт времени выполнения задач

Эффективность работы напрямую зависит от того, сколько времени уходит на решение каждой конкретной задачи. Учет времени выполнения задач позволяет выявить слабые места в процессе работы и понять, где нужно внести коррективы. Например, если вы видите, что определенная задача регулярно занимает больше времени, чем планировалось, возможно стоит пересмотреть подход к ее решению.

Попробуйте в течение некоторого времени провести учет времени выполнения задач. Выполнив задачу, записывайте, сколько часов ушло на ее выполнение. Постепенно у вас будет копиться точное знание, какой тип задачи сколько времени занимает. Вы сможете лучше планировать свои ресурсы и избегать перегрузок.

Эффективный учет исполнения задач – это ключ к успешному управлению проектами и повышению производительности труда. Начните с простого - соберитесь с вашими коллегами и обсудите, какие простые правила командного тайм-менеджмента вы могли бы обговорить, чтобы облегчить и ускорить работу друг друга?

Авторский семинар Глеба Архангельского
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: новые навыки

◆ Как сконцентрироваться и найти время на важнейшие долгосрочные цели в условиях все более дробных, хаотичных, клиповых коммуникаций?

◆ Как планировать долгосрочные и повседневные задачи, когда все вокруг быстро и непредсказуемо меняется?

◆ Как прояснить свою долгосрочную жизненную стратегию, улучшить управление энергией, работоспособностью и самомотивацией.

Основоположник современной российской школы тайм‑менеджмента. Среди его клиентов Администрация Президента и федеральные министерства, Газпром и Сбербанк, Вимм-Билль-Данн и Технониколь, сотни компаний среднего бизнеса.
Обладатель звания «Предприниматель года» Ernst and Young, самой известной мировой премии в области предпринимательства, в номинации «Образование и развитие бизнеса».
Награжден благодарностями Правительства России (2015 г.) и Президента России (2019 г.).
Отец 4-х детей; совмещает несколько бизнесов (консалтинг, ИТ, инвестиции), летний агротуристический проект, научную и преподавательскую работу в Университете МИСИС.

спикер семинара Глеб Архангельский

Что вы получите в результате семинара:

Набор техник тайм‑менеджмента, которые можно быстро внедрить в ближайшие дни после семинара.
Примеры из практики живых российских компаний, предпринимателей и руководителей - никакой отвлеченной теории, все проверено на соотечественниках.
Мощный заряд энергии от "оффлайнового" общения со спикером, в том числе во время кофе‑пауз и автограф‑сессии.

программа тренинга